fbpx

Praca handlowca to często praca w samotności bez szefa nad głową. W domu, w zamkniętym pokoju w biurze, w hotelu, 
w trasie. Mam na myśli ten czas pracy wolny od spotkań. Czas na raporty, maile i inne czynności.
Taka praca ma wiele zalet, ale i wady. Do minusów należy walka z samodyscypliną, rozpraszaczami i czasem, który 
z niewiadomych powodów zbyt szybko płynie i powoduje poczucie winy, że „znowu dzisiaj nic nie zrobiłem”. 😒

Ja na co dzień zmagam się z tym wszystkim w domu, ponieważ moje biuro znajduje się dokładnie pod moją sypialnią czyli piętro 
niżej. Z racji tego, że już coraz mniej jeżdżę po Polsce to pracuję głównie w moim gabinecie.
Liczą się wyniki: wysokość sprzedaży, klarowna strategia na następne lata, rozwój rynku.

Przez wiele lat zmagałem się z samodyscypliną, chaosem wokół mnie, uporządkowaniem zadań. Testowałem różne metody, 
aby znaleźć coś, co będzie ze mną współgrać. Każdy ma bowiem własny profil osobowości i inaczej sobie z tym radzi.

Moim marzeniem było, aby utrzymywać porządek wokół i na moim biurku. jak na zdjęciu poniżej.

Dzisiaj można powiedzieć, że to osiągnąłem. Ale droga była długa i wyboista. Jak „Slow Path” (z ang. powolna ścieżka), logo mojego projektu. Opiszę poniżej co na obecnym etapie dla mnie działa, a co zupełnie nie jest dla mnie.
Być może odnajdziesz tutaj coś dla siebie.


Papierowy, tradycyjny kalendarz
 
Mam ich całą kolekcję. Większość jest zapisana w 1/3, a może i mniejszej części. Nigdy nie mogłem się zmusić, żeby zapisywać 
w nim codzienne zadania. Frustrowało mnie, że zostawały zaległości na przykład z poniedziałku i wtorku. Potem trzeba było je przepisywać ponownie na środę i dalsze dni. Nie dość, że dodatkowa praca, to jeszcze niepotrzebny stres. Ciężko o jakąkolwiek analizę, gdzie ten czas upływa, co się stało, że nie podołałem itd. Zrezygnowałem z tego. W tradycyjny kalendarz wpisuję już tylko daty spotkań.

Napływające maile
Na szczęście nie mam ich teraz zbyt dużo, ale i tak je okiełznałem. Nawet gdyby ich liczba się zwiększyła to jestem na to przygotowany. O sukcesie zadecydowało chyba przeczytanie książki Getting Things Done (autor: David Allen).
Wykorzystałem tylko kilka porad. Utworzyłem sobie foldery i po otworzeniu skrzynki rano od razu staram się je porządkować.
Pilne załatwiam od ręki. Wszystkie z rozwoju osobistego, szkoleń, webinarów i innych list, na które jestem zapisany wpadają automatycznie do jednego folderu (utworzyłem po prostu formułę w Mozilla Thunderbird, której używam). Zaglądam tam dwa razy tygodniu. Jeśli przeoczę jakąś 1-dniową super ofertę to trudno. I tak jest aż nadto propozycji. Mozilla podświetla co jakiś czas przychodzące wiadomości w prawym dolnym rogu monitora więc jest szansa, że wyłapię coś ciekawego.

Zadania codzienne
Jak już pisałem kalendarz drukowany nie sprawdza się w moim wypadku. Testowałem sporo narzędzi. Jednym z nich była aplikacja na telefon/komputer Wunderlist. Jedna z najpopularniejszych usług do organizacji zadań. Podobało mi się na przykład klonowanie list zadań, bo mogłem przenosić moją stałą listę na następny dzień zmieniając tylko datę. Odhaczaniu zrobionych zadań towarzyszył miły dźwięk – jak nagroda 😊.
Jednak nadal nie pozwalało mi to na analizę upływającego czasu, na szybkie zmiany w kalendarzu, na przejrzystość mojego dnia pracy. Za dużo miałem wokół karteczek, karteluszek, notesów, zapisków. To powodowało niepokój, chaos i frustrację.
Aplikacja Wunderlist już nie istnieje, zmieniła się w Microsoft To Do. Ale ja już takich narzędzi nie używam.

Nozbe
W międzyczasie trafiłem na pewne narzędzie o nazwie Nozbe – aplikację do zarządzania zadaniami, projektami, notatkami itp. 
Gdzieś usłyszałem wywiad z twórcą tego oprogramowania, Polakiem, który ma klientów na całym świecie. 
Oczywiście klientów używających Nozbe.
Aplikacja pozwala mi to zrzucić z głowy pomysły, zadania, notatki w każdej chwili wykorzystując np. smartfon.
Głównie jednak korzystam z wersji desktopowej, która oczywiście integruje się z "apką". Jak tylko zobaczę, że wokół jest za dużo notatek, papierów i bałaganu biorę się za robotę. Przepisuję notatki w formie zadań do poszczególnych projektów. Można też skanować czy robić zdjęcia i od razu wysyłać do Nozbe. 
Ważne maile też można przesyłać do tej platformy. Lądują w tzw. „skrzynce spraw”, którą później porządkuję przesuwając te zadanie do poszczególnych projektów.
Nie wykorzystuję nawet połowy tego, co oferuje mi płatna wersja Nozbe, ale to mi wystarcza. 
Daje poczucie uporządkowania.

Excel
Oprócz tradycyjnych funkcji Excela, wykorzystuję ten program do kontrolowania czasu.
Zaczęło się od tego, że wypisałem sobie codzienne czynności, które chcę wykonywać. Prosta tabelka jak poniżej, którą można modyfikować, wstawiać X w poszczególne pola, żeby oznaczyć jako zrobione. Wstawiać cyfry oznaczające, ile czasu na to poświęciłem. Wszystko to z dala, od papierowego tradycyjnego kalendarza.

Ale to nadal nie pozwalało mi ogarnąć upływającego czasu. Do momentu, gdy zmodyfikowałem sobie moje narzędzie z Excela 
i stworzyłem prosty system, który pomógł mi być produktywnym, panować nad czasem, szybko reagować na nagłe zmiany planu. Ciężko to opisać, więc zachęcam cię do uzyskania dostępu do filmu, w którym to wyjaśniam. 
Dostęp do filmu z instruktażem znajdziesz u dołu pod artykułem.
Być może i ty skorzystasz z mojego sposobu. Jeśli oczywiście masz z tym problem.

Pocieszę cię, że nadal nie jestem idealny. Cały czas muszę nad sobą pracować.
Teraz, gdy mam już porządek w głowie i wypracowany system, mogę się skupić na innych kluczowych aspektach takich jak:

Ustalanie priorytetów
Ustalenie priorytetów jest kwestią podjęcia decyzji, co jest dla ciebie bardzo ważne. W tym przypadku „ważne" oznacza znaczące dla ciebie. Jakie działania i role nadają sens twojemu życiu?
Są to te elementy twojego życia, w których chciałbyś odnieść największy sukces. Nie wszystko w życiu może być priorytetem. Ustalenie podstawowych priorytetów jest kluczową czynnością w dążeniu do bardziej efektywnego wykorzystania czasu. Twoje podstawowe priorytety są kluczowe w podejmowania decyzji dotyczących czasu. Pomagają Ci zdecydować, kiedy powinieneś zainwestować upływający czas, a kiedy możesz odpuścić.
Trzeba nauczyć się nadawać zadaniom priorytety. Ustalanie ich obejmuje dwa etapy:
- Rozpoznanie, co należy zrobić
- Ustalenie kolejności wykonywania zadań
Jak określić, co należy zrobić?
W większości przypadków odnosi się to znowu do Twoich podstawowych priorytetów. Aby być efektywnym w wykorzystywaniu czasu, należy oddzielić pracę, która nie pasuje do podstawowych priorytetów. Naucz się mówić „nie" pracy, która wygląda interesująco i może nawet zapewnić pewne poczucie spełnienia, ale nie pasuje do Twoich podstawowych priorytetów.

Musisz również nauczyć się odnajdywać zadania, które wymagają dużo pracy i mają tendencję do zjadania twojego czasu. Wiele zadań, które wypełniają twój dzień może się okazać zupełnie nie wartych wykonywania (możesz je robić, ale nie tak często). Ustalanie priorytetów zadań oznacza pracę nad najważniejszymi zadaniami w pierwszej kolejności, niezależnie od tego, jak bardzo cię kusi robienie łatwych i mniej istotnych zadań.

Wiesz do czego ci jest potrzebny zmysł czasu w planowaniu? To umiejętność oszacowania, ile czasu zajmie wykonanie danego zadania. Dobre wyczucie czasu pomoże Ci być bardziej realistycznym w planowaniu swoich działań. Pomaga to uniknąć frustracji, że nigdy nie ma wystarczająco dużo czasu na wykonanie zadań.
Ja planuję moje zadania w perspektywie tygodnia. I znowu z tego miejsca zachęcam cię do skorzystania z narzędzia, które mi
w tym pomaga. Dostęp do filmu, w którym to wyjaśniam uzyskasz klikając przycisk "Pobierz instruktaż", który znajdziesz u dołu pod artykułem. 

Wyznaczanie małych celów czy zadań nadaje kierunek dla twojego poranka, dnia, tygodnia i całego życia. Ja się źle czuję, jeśli tylko zboczę na dłużej z mojej ścieżki, którą sobie wyznaczyłem. Mam poczucie straconego czasu. Oczywiście wyjątkiem są wakacje czy kilku dniowe wyjazdy. Czasem trzeba wyluzować prawda?
Naucz się zapisywać swoje cele.
Jeśli jesteś jak większość ludzi, twoje cele będą tylko życzeniami, dopóki ich nie wypiszesz.
Twoje cele dzienne muszą być konkretne, jak np. „wyrwę chwasty na trawniku przed domem" a nie „będę pracował w ogródku".
Równocześnie muszą być realne, bo w przeciwnym razie będziesz ciągle sfrustrowany poczuciem porażki.

Zmiana standardów to dostosowywanie standardów do zmieniających się okoliczności. Twoje standardy są tym, czego używasz do oceny, czy coś jest wystarczająco dobre, czyste, ładne, zrobione wystarczająco dobrze. Perfekcjoniści mają bardzo wysokie, sztywne standardy i mają problemy z dostosowaniem się do zmieniających się wymagań lub okoliczności swojego życia.
Ja mam to szczęście, że do nich nie należę. Lepiej zacząć byle jak niż perfekcyjnie zwlekać.
Rozwijaj zdolność do zmiany standardów, tak aby być zadowolonym z osiągania małych sukcesów, które może nie są idealne, ale zawsze to sukcesy.

Prokrastynacja
Prokrastynacja to niepotrzebne odkładanie decyzji lub działań. Rozpoznawanie tzw. prokrastynacji jest przydatną umiejętnością, ponieważ mistrzowie prokrastynacji mogą czasem użyć wielu sztuczek, aby ukryć odwlekanie spraw przed samym sobą.
Możesz zamaskować swoją prokrastynację wymówką, taką jak: oczekiwanie na inspirację, potrzeba większej ilości czasu, aby skoncentrować się z pełną uwagą lub potrzeba zgromadzenia większej ilości informacji przed podjęciem się realizacji projektu.
Rozróżnienie między prokrastynacją, a naprawdę uzasadnionymi powodami opóźnienia decyzji lub działania wymaga umiejętności.
Bez umiejętności rozpoznania w czym tak naprawdę Ty tkwisz, szansa na przezwyciężenie tego nawyku jest bardzo mała.
Jak ją rozpoznać? Przeczytaj przykłady poniżej:

- Wypełnianie swojego dnia zadaniami o niskim priorytecie z listy zadań do wykonania.
- Czytanie e-maili kilka razy bez rozpoczynania pracy nad nimi i bez decydowania co z nimi zrobić.
- Zbieranie się do wykonania zadania o wysokim priorytecie i nagłe wychodzenie z pokoju, aby zrobić sobie filiżankę kawy.
- Pozostawienie pozycji na liście rzeczy do zrobienia na jakiś czas, mimo wiedzy, że jest to ważne.
- Regularne wykonywanie nieważnych zadań, o które proszą cię inni ludzie i wypełnianie nimi swojego czasu, zamiast zajmowanie się ważnymi zadaniami wpisanymi na twoją listę.
- Czekanie na „właściwy nastrój" lub „właściwy czas", aby zająć się ważnym zadaniem.

Prokrastynacja jest nawykiem - głęboko zakorzenionym wzorcem zachowania. To znaczy, że nie pokonasz jej tak po prostu z dnia na dzień. Nie załamuj się, ja nadal się z nią zmagam. Zdarza mi się dłuuuugo coś ważnego odwlekać.

Skupienie
Zamiast wypełniać na ful listę zadań, powinniśmy usiąść i zastanowić się, co tak naprawdę chcesz osiągnąć danego dnia.
I natychmiast podjąć konkretną decyzję. Sugeruję również skupić się tylko na jednym lub dwóch dużych zadaniach dziennie.
Nie pozwól, aby zamieszanie wokół przytłoczyło twój dzienny cel. Być może masz w sobie pasję do działania, ale pasja bez konkretnego planu to strata czasu i twojej energii. Ustanowienie zamiaru zrobienia każdego dnia kroku w kierunku swojego celu utrzyma cię na właściwej drodze i pomoże ci w opanowaniu chaosu.

Energia do pracy
Ja stosuję 1-1,5 godzinne przerwy w ciągu dnia na spacer lub bieganie. Wstaję od biurka co 50 minut na kilka minut odpoczynku. Nastawiam sobie minutnik. Pracuję bowiem w 1 godzinnych blokach czasowych, ale takich 50/10 (praca/odpoczynek).
Ciężko się skupić dłużej niż godzinę. Dlatego na przykład lekcje w szkole trwają po 45 minut.
Zaplanuj czas dla siebie. Każda dobrze skonstruowana lista rzeczy do zrobienia musi zawierać trochę czasu na relaks i zresetowanie się.
Dobra jest medytacja, ale jeśli nie chcesz się nią zainteresować to zamknij chociaż oczy na chwilę i posłuchaj muzyki, która cię zrelaksuje. To ci pozwoli uspokoić myśli, zrzucić napięcie, zregenerować się.

Oszczędzanie czasu
Ja łączę niektóre dzienne zadania. Na przykład słucham czegoś w języku angielskim ucząc się w ten sposób, ale na spacerze lub przy śniadaniu. W okresach nasilenia obowiązków czytanie tradycyjne zamieniam na audiobooki w samochodzie.
Lunch też można połączyć z oglądaniem na przykład jakiegoś kursu online.
Jeśli masz kilka ważnych telefonów to zapisz, gdzie chcesz zadzwonić i załatw to w długiej trasie (oczywiście jeśli masz zestaw głośnomówiący i potrafisz się skupić na jeździe.
Aby zaoszczędzić czas zrezygnowałem zupełnie z korzystania z tzw. coworkingowych biur, czyli miejsc, gdzie za pewną kwotę możesz korzystać z biurka, sali konferencyjnej, kuchni itd.
Za dużo czasu zajmował mi sam dojazd do nich. Wolałem się nauczyć pracy w domu, który kusi kanapeczką, herbatką, i innymi rozpraszaczami.

Enter your text here...

Co na ten temat sądzisz jeżeli dotrwałeś do końca artykułu? W jakim jesteś momencie życia? Masz wszystko poukładane?
Podziel się proszę opinią poniżej. Miłego dnia!


Tags


You may also like

  • {"email":"Email address invalid","url":"Website address invalid","required":"Required field missing"}
    >